علم المعلوما ت المكتب

ان المكتب هو بمنزلة العصب الرئيسي لاي منظمة او شركة او مؤسسة او جهة عامة وبناء على ذلك يجب الاهتمام والتركيز على هذا الامر خلال عملية تأسيس المؤسسة او اعادة بناء مكاتبها وفيما يلي اهم عناصر المكتب:


• المورد البشري المديرين – المشرفين- المهنيين- موارد السكرتارية-


• الادوات والتكنولوجيا ولاسيما وسائل الاتصال الا لكترونية المختلفة واجهزة الحواسب والبرمجيات والمعدات الاخرى


• البيانات والمعلومات وتشمل الوثائق والمعاملات الواردة والصادرة وكل الملفات والتسجيلات الصوتية والمرئية والمخططات والخرائط والصور والرسوم والنصوص المكتوبة والمكتبة وغير ذلك


• المعالجة والتشغيل وتتضمن العمليات التي تتم على الملفات والوثائق والمعاملات مثل الجمع والتصنيف والتسجيل والتوثيق والتوزيع والتحليل الارشفة الورقية والالكترونية وغير ذلك






التحديات المستقبلية للمكتب في الالفية الثالثة


ان التطور في المكتب مشكلة هامة تعادل مشكلة التصنيع او التسويق او التصدير ويصادف المكتب تحديات كثيرة اليوم من اهمها :


*تحدي الاتمتة


* تحدي النمو والتوسع وكبر حجم المؤسسة


* تحدي مواجهة تغير القوانين وانظمة العمل


* تحدي تطبيق مبادئ الادارة الحديثة


*تحدي تخفيض العمل الورقي


تحدي الحصول على الكفاءات العالية والموظفين المدربين


• تحدي زيادة التكاليف واعداد الموظفين


• تحدي تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وهذا اكبر تحدي يجب ان نحتاط له ونحن في امس الحاجة في ادارتنا العامة الى العناصر التي تمتلك مهارات الادارة الحديثة ومهارات استخدام واستثمار المعلوماتية لمصلحة العمل الاداري لذا علينا تطويع التكنولوجيا لخدمة الافراد والمؤسسات والمكاتب والمجتمع ايضا وليس من المعقول ان نترك خريجي كليات الهندسة المعلوماتية بلا عمل و75% من بنية القوى العاملة في سورية منخفضي التاهيل ثانوية وما دون وللعلم ان معلومات البشرية تتجدد اليوم كل ستة اشهر فمانفع معلومات خريج البكالورية السورية التي حصل عليها من 15 عام ؟؟؟!!!!






ادارة المكتب


بشكل عام ان ادارة المكتب تدور حول طرائق تنظيم المعلومات المكتبية وترتيبها ودراستها وتحليلها باسلوب علمي منظم منسق بهدف تحقيق اغراض هذه الادارة وغاياتها وهي تعني باختصار تخطيط وتنسيق وتحفيز جهود الاخرين لتحقيق الاهداف المحددة في المكتب او المديرية او القسم ومطابقتها مع الاهداف العامة الاجمالية للمنظمة او المؤسسة او الشركة وتوجد عناصر بارزة لادارة المكتب من اهمها :


• المهارات الادارية


• المعارف الادارية


• الاهداف الواضحة


• شبكة الاتصالات


• البيئة المكتبية الايجابية


• البرمجيات والاجهزة






وكل مدير لمكتب يمارس وظائف الادارة الاساسية من تخطيط وتنظيم وتوجيه واشراف ورقابة ومتابعة وتحفيز واتصال للحصول على افضل النتائج الممكنة باعلى جودة وباقل تكلفة ممكنة






تصميم المكتب من الداخل


تهتم الادارات الحديثة بتصميم المكتب من الداخل والخارج وبتجهيزه ليظهر بصورة رائعة ومثالية ومنسقة ونظيفة للمتعاملين والمراجعين والمواطنين لان لهذه الصورة الجميلة النظيفة المرتبة اثر كبير جدا على المؤسسة و الشركة وعملها وشهرتها كما ان التصميم الجيد للمكتب يعمل على توفير راحة للعمال والموظفين وهذا يرفع من الروح المعنوية لديهم ويحفزهم على انجاز اعمالهم بكثير من الرغبة والحماس والدافعية لانهم يشعرون بالثقة والطمأنينة في عملهم


ويعود الاهتمام بتصميم المكتب وتحسين البيئة المادية للاعمال الى عصر الادارة العملية التي اولت اهتمام بتحسين البيئة المادية للمكتب وقامت باجراء بحوث ودراسات اظهرت تاثر انتاجية العمال والموظفين في المكاتب ومحيط العمل بتحسين بيئة العمل في المكاتب كالانارة والتدفئة والتهوية والاثاث المريح والترتيب المنطقي واستخدام الالات التي تخلص من الروتين ووجود اماكن الراحة وشرب الشاي والقهوة وغير ذلك


ومع ظهور المدارس الادارية الحديثة لاسيما مدرسة العلاقات الانسانية تم الاهتمام اكثر بالفرد الموظف وببيئة العمل وظهرت حركة واسعة لتحديث التصاميم في المكتب الحديث بهدف اشباع الحاجات والدوافع الانسانية والاجتماعية حيث تعتبر هذه المدرسة ان الجو المبهج المتناسق الجذاب للمكتب له تاثيره الايجابي على رفع الروح المعنوية للموظفين وتحسين العلاقة مع الرؤساء وزملاء العمل ومع جمهور المتعاملين والمراجعين والمواطنين


فالجو المظلم للمكتب والاثاث البالي والملفات والسجلات البالية المهترئة جميعها عوامل تؤثر سلبا على الروح المعنوية للعاملين وعلى الاداء وعلى الا نتاجية وماكثر المؤسسات والدوائر التي تعاني في تنظيمنا الاداري السوري من هذه الحالة لذا لابد من اخذ هذا الموضوع الهام بعين الاعتبار والعمل سريعا على حله






تطبيقات نظم اتمتة المكتب


نظم اتمتة المكتب تعني تطبيق تكنولوجيا المعلومات بهدف زيادة انتاجية عمال المعلومات في المكتب وتوجد اليوم تكنولوجيا مكتبية معاصرة فلابد من اتقانها والعمل بها ويواجه الموظفون الاميون في مجال الحاسب مشاكل كثيرة لذا لابد من اتقان العمل على نظم اتمتة المكتب للموظفين وللمدراء ومن اهم تطبيقات نظم اتمتة المكاتب مايلي :


• تشغيل الكلمات ومعالجة النصوص من اجل اعداد التقارير الطويلة وقوائم الاسعار ودلائل السياسات وغير ذلك


• التلكس الذي يستخدم لارسال واستقبال الرسائل وطباعتها


• الارشيف الالكتروني الالي الذي يستخدم الحواسب والماسحات والرواسم والطابعات ويوفر هذا الارشيف امكانية تصوير وقراءة وتخزين الوثائق الكترونيا وامكانية الفهرسة الالكترونية


• النشر المكتبي الذي يوفر نفقات الطباعة وسرعة ادخال النسخ المطبوعة على الحاسوب لتكون جاهزة للارسال


• اعادة النسخ – الطبع – عبر استخدام نظام الناسخ الذكي


• البريد اللكتروني الذي يوفر السرعة والتكاليف وتكاملية الخدمة والوثوقية والسرية والتماشي مع متطلبات العصر الحالي


• البريد الصوتي الذي يستخدم الصوت في نقل الرسائل بدلا من الكتابة


• التنظيم الالكتروني للمواعيد الذي ينظم مواعيد المدير والذي يمكن مراجعته وتعديله في أي وقت


• المؤتمرات السمعية أي عقد المؤتمرات عن طريق خطوط الاتصال حيث تستطيع اجهزة الهاتف الحديثة القيام بمثل هذه الاتصالات دون أي تدخل من عامل الهاتف


• المؤتمرات المرئية أي اضافة الفيديو الى الشبكة السمعية مثل عرض القاعة التي يتم فيها المؤتمر على شاشة مسطحة كبيرة على جدار الحائط وتقوم مراة الفيديو بجعلك تتوهم ان الوفود المشاركة موجودة في القاعة حيث يتم بخفاء الاسلاك استخدام اواني الفاكهة او الورود وظهر ما يسمى العشاء اللاسلكي


• المؤتمرات باستخدام الحاسب حيث يتم ربط وتوصيل مواقع المؤتمرات بشبكة حواسب ويستطيع المشارك فيها ان يضيف مساهمة وان يسترجع محاضر الجلسات وان يدخل تعليقاته لاحقا او ليلا مثلا او يوم جمعة


• الفيديو تكس ( خدمات المعلومات المرئية ) التي تشمل أي نوع من المعلومات ويمكن تقديمها باجر


• استرجاع المستندات وهو عبارة عن نظام تصغير صور المستندات على فيلم فوتوغرافي ملفوف عبر استخدام جهاز ميكرو فيش الذي بواسطته يتم تصوير الوثائق مع تصغيرها بنسبة تصل الى 97 %


• الفاكس الذي يعني نقل الصور طبق الاصل وبسرعة فائقة بدل انتظار الوقت الطويل لتصل بطرق البريد الاخرى






فوائد نظم اتمتة المكاتب


• ان استخدام نظم اتمتة المكتب يؤدي الى الدقة في اداء العمل


• يرفع من مستوى جودة العمل المكتبي


• يخفض من تكاليف اداء العمل


• يؤدي لتقليل الجهد المبذول من موظفي الاعمال الادارية المختلفة


• يؤدي لتخفيض الاعمال المكتبية الورقية


• يؤدي الى السرعة في اداء العمل المكتبي


• يؤدي الى رفع ودفع الروح المعنوية لموظفي المكتب


• يؤدي الى تسهيل عملية الاتصال داخل فروع المؤسسة او الشركة


• يساعد على حرية الاتصال بين الفروع والاقسام


• يوفر بيئة افضل لممارسة العمل المكتبي


• يساعد على تطوير معارف ومهارات موظفي الاعمال الادارية


• يساعد على رفع كفاءة الاعمال الادارية


• يساعد على استثمار الوقت واستغلاله وعدم قتله وهدره


• يساعد على تخفيض عدد موظفي الاعمال الادارية


• يساعد على استخدام الجانب الفكري






وهكذا نرى ان ادارة وتنظيم المكتب في عصر المعرفة علم وفن واختصاص قائم بذاته يسمى ادارة وتنظيم المكاتب ولابد من معرفة ابحاثه من خبراء الادارة لذا علينا في الادارة العامة السورية والعربية ان نعيد هندسة اعمال المكاتب بطريقة ايجابية تنعكس لمصلحة الادارة واهدافها وهذا جانب هام يجب ان تصل اليه ايادي الاصلاح والتطوير والتغيير والتحديثرد

الف شكر على
الموضوع الرائع
بارك الله فيك بانتضار
جديدك تحياتي لك